Oferta
Koordynacja dnia ślubu
Macie już wybrane miejsce i najważniejszych usługodawców. Teraz pomogę Wam dopiąć szczegóły, połączyć wszystkie ustalenia i przygotować cały zespół do Waszego dnia.
Start współpracy
Rezerwujcie termin, gdy tylko upewnicie się, że wsparcie koordynatorki jest Wam potrzebne. Intensywną współpracę rozpoczniemy ok. 2–3 miesiące przed ślubem.
Czym się zajmę
Potwierdzę i doprecyzuję ustalenia, stworzę dobrze zgrany zespół z wybranych przez Was usługodawców i zaplanuję pełny harmonogram oraz scenariusz dnia ślubu.
W dniu ślubu
Poprowadzę cały plan, będę osobą kontaktową dla każdego usługodawcy i zadbam o rozwiązanie problemów, zanim do Was dotrą — żebyście mieli czas na to, co najważniejsze.
Większość przygotowań macie za sobą. Teraz połączymy wszystko w jeden plan.
Podjęliście już najważniejsze decyzje — miejsce i pełny zespół usługodawców są wybrane. Ja przejmę ostatnie przygotowania, uporządkuję wszystkie ustalenia i zaopiekuję się przebiegiem całego dnia.
Do współpracy dołączam około 2–3 miesiące przed ślubem. To moment, w którym jest jeszcze wystarczająco dużo czasu, żeby spokojnie przejrzeć całość, dopracować brakujące szczegóły, zgrać wszystkich usługodawców i przygotować dokładny plan dnia.
Koordynacja nie zaczyna się więc rano w dniu ślubu. Zanim pojawię się na miejscu, znam już Wasze ustalenia, zespół i dopracowany scenariusz.
Dla kogo jest
koordynacja?
Koordynacja jest dla Was, jeśli większość organizacji macie już za sobą, ale nie chcecie, żeby ostatnie tygodnie i sam dzień ślubu nadal były na Waszej głowie.
Nie musicie mieć gotowego szczegółowego harmonogramu ani wszystkich ustaleń pomiędzy usługodawcami. Właśnie tym zajmuję się na etapie koordynacji.
Wybraliście miejsce ceremonii i wesela
Podpisaliście już umowy z najważniejszymi usługodawcami
Najważniejsze decyzje są za Wami
W dniu ślubu chcecie być przy swoich gościach, a nie przy telefonie
Jesteśmy w stałym kontakcie
Nie znikam między spotkaniami. Przez cały czas jesteśmy w bieżącym kontakcie, a Wy nie musicie zbierać pytań na jedną rozmowę.
(01)
Długa rozmowa na start
Zawsze zaczynamy od długiej rozmowy o Waszym ślubie i o wszystkim, co już ustaliliście.
(02)
Rozmawiamy tyle, ile trzeba
W trakcie współpracy rozmawiamy dokładnie tyle, ile potrzebujecie.
(03)
Na WhatsAppie jesteśmy w bieżącym kontakcie — nie wiem, jak bym bez niego żyła. Jeśli coś Wam się przypomni, pojawi się pytanie albo znajdziecie inspirację, wysyłajcie śmiało. Nie musicie czekać do kolejnego spotkania.
(04)
Po ślubie będzie Wam tego brakować :)
Tak mówią pary, z którymi pracowałam — i coś w tym jest.
Jak wygląda
współpraca?
Zaczynamy od rozmowy o tym, co już zaplanowaliście i jak wyobrażacie sobie swój dzień. Potem zbieram wszystkie ustalenia, doprecyzowuję szczegóły i układam wspólny plan dla całego zespołu. Dzięki temu każdy wie, co ma robić, a Wy wiecie, że ktoś czuwa nad całością.
01
Poznaję Was i Wasze plany
Około 2–3 miesiące przed ślubem umawiamy się na dłuższą rozmowę. Opowiadacie mi, co już ustaliliście, jak ma wyglądać Wasz dzień i na czym szczególnie Wam zależy.
Przekazujecie mi też umowy, kontakty do usługodawców i dotychczasowe ustalenia. Przechodzimy przez wszystko wspólnie, żebyśmy wiedzieli, co jest gotowe, a czym trzeba się jeszcze zająć.
02
Sprawdzam, czy wszystko do siebie pasuje
Czy dekoratorzy zdążą z montażem przed przyjazdem gości? Czy fotograf i fryzjer mają zapisane odpowiednie godziny? Czy mamy wystarczająco dużo czasu na przejazdy?
Sprawdzam takie szczegóły i porównuję ustalenia z poszczególnymi usługodawcami. Jeśli czegoś brakuje albo coś się ze sobą nie zgadza, doprecyzowuję to z nimi lub wracam do Was z pytaniami.
Podpowiadam też, jakie decyzje warto jeszcze podjąć, żeby całość mogła sprawnie zadziałać.
03
Przygotowuję scenariusz dnia ślubu
Wszystkie ustalenia zbieram w szczegółowy scenariusz — od przygotowań i pierwszych montaży, przez ceremonię i przyjęcie, aż po zakończenie pracy poszczególnych ekip.
Uwzględniam w nim także dostawy, przejazdy, próby, zdjęcia, atrakcje i posiłki dla usługodawców. Ustalam, ile czasu potrzebujemy na każdy element i co musi wydarzyć się wcześniej, żeby kolejny punkt mógł się rozpocząć.
To nasz wspólny plan na cały dzień, z którego korzysta cały zespół.
04
Ustalam szczegóły z Waszym zespołem
Kontaktuję się ze wszystkimi usługodawcami i omawiam z nimi ich część dnia: godziny, dojazdy, montaże, zakres pracy i to, czego potrzebują na miejscu.
Przed ślubem robimy odprawy, podczas których potwierdzamy, że każdy wie, co, kiedy i jak ma zrobić. Każdy zapoznaje się ze scenariuszem i go akceptuje — dzięki temu mamy plan potwierdzony przez cały zespół.
Przed samym weselem zawsze spotykamy się też na odprawie w miejscu przyjęcia, najczęściej z Wami oraz osobami odpowiedzialnymi za salę, catering i dekoracje. Wtedy dopinamy ostatnie szczegóły na miejscu.
05
W dniu ślubu czuwam nad całością
Od rana jestem w kontakcie z zespołem i pilnuję, żeby wszystko przebiegało zgodnie z ustaleniami. Usługodawcy zgłaszają się bezpośrednio do mnie, a ja koordynuję kolejne wydarzenia i reaguję, jeśli coś wymaga zmiany.
Jeśli trzeba przesunąć godzinę, zmienić kolejność albo szybko coś uzgodnić, zajmuję się tym na bieżąco. Wy możecie być razem, spędzać czas z gośćmi i cieszyć się swoim dniem.
W dniu ślubu to ja odbieram telefony od usługodawców.
Wycena
Każdy ślub wymaga trochę innej pracy, dlatego wycenę przygotowuję indywidualnie. Na początek porozmawiamy o tym, co planujecie i jakiego wsparcia potrzebujecie. Na tej podstawie dostaniecie ode mnie ofertę z konkretnym zakresem i ceną.
Przy wycenie biorę pod uwagę:
Dlaczego wyceniam każdy ślub osobno?
Przy jednym ślubie ustalam szczegóły z fotografem, DJ-em i salą. Przy innym dochodzą filmowcy, zespół muzyczny, dekoratorzy, catering, barmani, wypożyczalnie i osoby odpowiedzialne za dodatkowe atrakcje. Z każdą z tych ekip trzeba omówić jej zadania i połączyć je z planem pozostałych.
Koordynowałam zarówno kameralny obiad dla 20 osób w centrum Warszawy, który kończył się o 22:00, jak i dwudniowe przyjęcie poza miastem z noclegami dla 250 gości. Przygotowania, logistyka i liczba osób potrzebnych na miejscu wyglądały zupełnie inaczej. Dlatego najpierw poznaję Wasze plany, a potem wyceniam pracę, której rzeczywiście potrzebujecie.
Co warto wiedzieć?
Czy koordynacja zaczyna się dopiero w dniu ślubu?
Nie. Zaczynamy około 2–3 miesiące wcześniej.
Potrzebuję tego czasu, żeby poznać Wasze ustalenia, przejrzeć umowy, skontaktować się z usługodawcami, sprawdzić logistykę i przygotować szczegółowy scenariusz.
W dniu ślubu nie poznaję więc Waszego planu po raz pierwszy. Znam go wcześniej i wiem, czego pilnować.
Czy przed rozpoczęciem współpracy musimy mieć już wszystko dopięte?
Nie.
Powinniście mieć wybrane miejsce oraz głównych usługodawców, ale szczegóły bardzo często nadal wymagają dopracowania.
Właśnie podczas koordynacji porządkujemy ustalenia i zamykamy tematy, które wcześniej zostały odłożone albo po prostu umknęły.
Czy sprawdzasz umowy z usługodawcami?
Zapoznaję się z umowami i ustalonymi zakresami pracy po to, żeby wiedzieć, za co odpowiada każdy usługodawca, jakie są godziny jego pracy i jakie zobowiązania trzeba uwzględnić w scenariuszu dnia.
Jeśli zauważę coś, co wymaga doprecyzowania organizacyjnego, wracam do Was z tym odpowiednio wcześniej.
Czy możemy mieć już własny harmonogram?
Oczywiście.
Możecie przekazać mi swój dotychczasowy plan i wcześniejsze ustalenia. Na ich podstawie przygotowuję jednak finalny scenariusz całego dnia, ponieważ muszę połączyć w nim pracę wszystkich usługodawców i uwzględnić również to, co dzieje się w tle.
Czy kontaktujesz się bezpośrednio z usługodawcami?
Tak.
Na etapie przygotowania do ślubu przejmuję kontakt dotyczący organizacji i przebiegu dnia. Potwierdzam potrzebne informacje i dbam o to, żeby wszyscy pracowali według tych samych ustaleń.
Nie musicie więc być pośrednikiem pomiędzy kilkunastoma osobami.
Czy sprawdzasz, czy czegoś brakuje?
Tak. To jeden z ważniejszych elementów mojej pracy przed ślubem.
Podczas analizy bardzo często wychodzą brakujące ustalenia, konflikty godzinowe albo kwestie, o których wcześniej nikt nie pomyślał.
Jeśli coś zauważę, nie zostawiam tego na dzień ślubu. Wracam do Was wcześniej i wspólnie ustalamy rozwiązanie.
Czy koordynujesz również ceremonię?
Tak. Scenariusz obejmuje cały dzień ślubu, nie tylko samo przyjęcie.
Uwzględniam przygotowania, przejazdy, ceremonię, przyjęcie i wszystkie istotne elementy pomiędzy nimi.
Czy pilnujesz montażu dekoracji i przygotowania sali?
Pilnuję zgodności przygotowań z ustalonym planem i koordynuję pracę ekip obecnych na miejscu.
Nie wykonuję pracy florystów, dekoratorów czy obsługi technicznej, ale dbam o to, żeby ich działania były ze sobą odpowiednio zsynchronizowane.
Czy koordynujesz atrakcje i dodatkowe elementy?
Tak. Jeśli są częścią Waszego dnia, uwzględniam je w scenariuszu i ustalam ich realizację z odpowiednimi usługodawcami.
Czy miejsce wesela nie ma już własnego managera?
Często ma, ale jego rola jest inna.
Manager sali odpowiada przede wszystkim za pracę obiektu i jego zespołu. Ja patrzę na cały dzień z perspektywy Waszego ślubu i wszystkich zaangażowanych usługodawców.
Koordynuję więc nie tylko to, co dzieje się na sali, ale również przygotowania, ceremonię, fotografów, filmowców, muzykę, dekoracje, transport i pozostałe elementy Waszego planu.
Czy świadkowie albo rodzice muszą coś koordynować?
Nie, chyba że sami chcecie powierzyć im jakieś konkretne zadanie.
Nie potrzebuję, żeby świadek sprawdzał godzinę przyjazdu DJ-a, mama odbierała telefon od florystki, a tata pilnował transportu.
Niech będą z Wami. Organizacją zajmę się ja.
Czy jesteś z nami przez cały dzień?
Standardowo jestem od rana do zakończenia przyjęcia, nie dłużej niż do pierwszej w nocy.
Dokładne godziny wynikają ze scenariusza konkretnego ślubu i ustalamy je wcześniej.
Co jeśli ślub odbywa się w kilku lokalizacjach?
To nie problem.
Uwzględniam wszystkie lokalizacje w scenariuszu oraz czas potrzebny na przejazdy i zmianę miejsca pracy poszczególnych usługodawców.
Liczba lokalizacji wpływa natomiast na zakres pracy i wycenę.
Czy pracujesz sama?
Liczbę koordynatorek dopasowuję do wielkości i stopnia skomplikowania przyjęcia oraz do liczby miejsc, w których dzieje się Wasz dzień.
Znaczenie ma to, czy przygotowania, ceremonia, przyjęcie i noclegi odbywają się w jednym miejscu, czy w kilku. Jeśli potrzebna jest dodatkowa osoba, uwzględniam to już na etapie oferty.
Co jeśli coś pójdzie niezgodnie z planem?
Reaguję na bieżąco i dostosowuję scenariusz do sytuacji, informując o zmianach osoby, których dotyczą.
Opóźnienia, zmiany pogody czy przesunięcia poszczególnych punktów zdarzają się podczas wesel bardzo często.
Nie chodzi o to, żeby za wszelką cenę realizować plan minuta po minucie. Chodzi o to, żeby szybko podjąć decyzję, dostosować dalszy przebieg dnia i sprawić, żeby dla Was i dla gości wszystko nadal działało naturalnie.
Czy konsultujemy scenariusz przed ślubem?
Tak.
Finalny scenariusz nie powstaje bez Was. Przed ślubem omawiamy najważniejsze elementy i upewniamy się, że plan odpowiada temu, jak chcecie przeżyć ten dzień.
Jak wygląda rezerwacja terminu i płatności?
Termin rezerwuje podpisana umowa i zadatek, płatny w ciągu kilku dni od jej podpisania.
Resztę wynagrodzenia rozkładamy zwykle na trzy lub cztery transze, a ostatnia płatna jest kilka dni po ślubie.
Czy pomagasz przy formalnościach?
Jeśli umówimy się na takie wsparcie — oczywiście.
Dokumenty do urzędu stanu cywilnego, formalności przy ślubie konkordatowym czy papiery potrzebne osobie z zagranicy możemy wpisać w zakres naszej współpracy.
Czy możemy się z Tobą kontaktować w trakcie przygotowań?
Tak.
W trakcie naszej współpracy jesteśmy w bieżącym kontakcie i możecie konsultować ze mną kwestie związane z przygotowaniem dnia ślubu.
Nie musicie zbierać wszystkich pytań na jedno spotkanie.
Znam Wasz plan i wiem, jak połączyć wszystkie szczegóły.
Sprawdzam ustalenia, omawiam je z usługodawcami i wyłapuję rzeczy, które wymagają doprecyzowania. Zależy mi, żebyśmy jak najwięcej wyjaśnili przed ślubem, a Wy mogli spokojnie cieszyć się swoim dniem.
Pierwszy krok
Sprawdźmy Wasz termin
Napiszcie mi, kiedy i gdzie planujecie ślub oraz ilu gości chcecie zaprosić. Sprawdzę dostępność terminu, dopytam o Wasze plany i przygotuję ofertę dopasowaną do potrzebnego zakresu wsparcia.